Sistema de Mantenimiento de Gimnasios Residenciales: Requisitos y Análisis de Mercado

1. Contexto del Problema

Los edificios residenciales (condominios, edificios de apartamentos) suelen contar con gimnasios como área común. El mantenimiento de estos equipos (cintas, elípticas, pesas, máquinas de fuerza) recae en personal interno o contratistas. Actualmente, la gestión de incidencias y mantenimiento se realiza de forma informal:

• Hojas de papel cerca de las máquinas.


• Grupos de WhatsApp con residentes y administración.


• Correos electrónicos dispersos.


• Registros en Excel sin centralizar.

• Falta de trazabilidad (no se sabe quién reportó, cuándo, estado).


• Historial de cada equipo perdido o incompleto.


• Dificultad para planificar mantenimiento preventivo.


• No hay control claro de repuestos ni costos.


• Tiempos de reparación largos y no medidos.

2. Actores y Roles

| Rol | Responsabilidades | Necesidades |
|-----|-------------------|-------------|
| Residente/Propietario | Reportar fallas, consultar estado de sus reportes, recibir notificaciones | Formulario simple (móvil), poder adjuntar foto, ver seguimiento en tiempo real |
| Administrador del edificio/condominio | Gestionar usuarios (residentes, técnicos), asignar órdenes, aprobar presupuestos, ver métricas, gestionar inventario | Dashboard con indicadores, control de costos, reportes printable, configuración de notificaciones |
| Técnico de mantenimiento | Recibir órdenes, actualizar estado, registrar repuestos usados y tiempo, subir fotos, generar presupuestos si es necesario | Panel de órdenes ordenadas por prioridad/ubicación, app móvil amigable, poder marcar estados sin pasos complicados |
| Supervisor (opcional) | Asignar tareas a técnicos, revisar rendimiento, gestionar preventivos | Vista de carga de trabajo por técnico, métricas de productividad |

3. Análisis de Mercado

3.1. Soluciones genéricas

3.2. Software de administración de condominios

3.3. Soluciones a medida

3.4. Oportunidad

Un sistema especializado en gimnasios residenciales, con precios accesibles por edificio (SaaS mensual), que incluya:

• Portal del residente (web responsive).


• Panel de técnicos (web + app móvil PWA).


• Dashboard administrativo.


• Inventario de repuestos común para máquinas de gimnasio (catálogo predefinido por marca/modelo).


• Código QR en equipos (opcional) para escanear y reportar.

4. Requisitos Funcionales (MVP)

4.1. Gestión de usuarios y roles

• Registro de residentes (por administrador o auto-registro con código de unidad).


• Creación de técnicos (asignación a edificios).


• Roles: residente, administrador, técnico, supervisor.

4.2. Reporte de incidencias

• Formulario: seleccionar equipo (de una lista predefinida del gimnasio), descripción, foto.


• Validación: obligar al menos equipo y descripción.


• Al crear, se genera una Orden de Trabajo (OT) con estado "Pendiente".


• Notificación por email al administrador y/técnico asignado.

4.3. Panel de órdenes de trabajo

• Lista para técnicos: filtros por edificio, tipo de equipo, estado.


• Vista detalle de OT:


• Información de la máquina (marca, modelo, ubicación, número de serie).


• Historial de intervenciones anteriores.


• Campos para: estado (En camino, En progreso, Completado, Verificado), tiempo trabajado (horas), repuestos usados (seleccionar de inventario), observaciones, foto de cierre.


• Si se usa un repuesto no existente, poder agregarlo al inventario (solo admin).


• Si el costo de repuestos supera un umbral (configurable), requiere aprobación del administrador.


• Al marcar como "Completado", se notifica al residente (email/WhatsApp).

4.4. Inventario de repuestos

• Catálogo base: repuestos comunes para marcas típicas (Life Fitness, Technogym, Precor, etc.) con SKU sugerido.


• Cada repuesto: nombre, código, proveedor, costo unitario, stock mínimo, stock actual.


• Movimientos:


• Salida al completar una OT (se descuenta automáticamente).


• Entrada por compra (admin).


• Ajuste manual (admin).


• Alertas: cuando stock actual ≤ stock mínimo → email a encargado de compras.

4.5. Ficha técnica de equipos

• Registro de cada equipo: identificador único (ej. código QR), marca, modelo, número de serie, fecha de instalación, ubicación (edificio, piso, zona).


• Historial completo: cada OT asociada al equipo.


• Indicadores por equipo (calculados):


• Número de intervenciones en el último año.


• Costo total de reparaciones.


• Tiempo promedio entre fallos (MTBF).


• Ayuda a decidir reemplazo vs reparación.

4.6. Mantenimiento preventivo (programado)

• Definición de tareas preventivas por tipo de equipo (ej. "Lubricar poleas" cada 3 meses; "Cambiar correa" cada 2 años).


• Programa automático: calcula próxima fecha basada en fecha de instalación o última intervención preventiva.


• Genera órdenes de preventivo y las asigna a técnicos.


• Técnicos completan las órdenes con observaciones y repuestos usados.


• Reporte de cumplimiento: % de preventivos realizados a tiempo.

4.7. Dashboard y reportes (Administrador)

• Resumen: OT pendientes, en progreso, completadas hoy/semana; tiempo promedio de resolución; costo mensual de repuestos.


• Top 5 equipos con más fallas.


• Cumplimiento de preventivos.


• Exportación de datos a Excel/PDF.


• Filtros por edificio, fecha, tipo de equipo.

4.8. Notificaciones

• Email automático en cambios de estado (creada, asignada, completada).


• Opcional: integración con WhatsApp (via Twilio API) para residentes que prefieran ese canal.


• En el panel, contador de notificaciones no leídas.

5. Requisitos No Funcionales

• Accesibilidad: diseño responsive; residentes usarán mayormente móviles.


• Seguridad: autenticación JWT; roles con permisos claros; datos de equipos y repuestos protegidos.


• Rendimiento: carga de listas < 2s en condiciones normales.


• Disponibilidad: objetivo 99.5% (mantenimiento programado fuera de horas laborables).


• Escalabilidad: arquitectura que permita añadir nuevos edificios sin reconfiguración mayor.


• Costo de infraestructura: bajo; un VPS mediano debería soportar decenas de edificios.

6. Integraciones

• Correo electrónico: SMTP (configurable por cliente).


• WhatsApp/SMS: Twilio o similar (opcional, costo adicional).


• Sistema de administración de condominios: posible API para sincronizar residentes y unidades (ej.毎 edificio tiene listado de departamentos).


• Código QR: generar y imprimir etiquetas para equipos; escanear desde móvil para reportar.

7. Alcance del MVP (Primera Versión)

• Gestión de usuarios y roles básicos.


• Reporte de incidencias + panel de órdenes para técnicos (sin preventivo).


• Inventario de repuestos (altas/bajas, ajustes, alertas básicas).


• Ficha técnica de equipos (solo visualización y edición admin).


• Dashboard simple (conteos, lista de OT pendientes).


• Notificaciones por email.

• Mantenimiento preventivo automático.


• App móvil nativa (PWA suficiente al principio).


• Chat interno por orden.


• Integración con software de consorcio.


• Código QR escaneable.

8. Consideraciones de Implementación

• Stack sugerido: Laravel (PHP) o Django (Python) por rapidez de desarrollo; PostgreSQL como base de datos.


• Autenticación: JWT con refresh token.


• Almacenamiento de fotos: `storage/app/public` con enlace simbólico (Laravel) o S3.


• Testing: pruebas unitarias en backend; pruebas de aceptación para flujos principales.


• Despliegue: Docker + Traefik o Nginx; backups diarios de BD.

9. Palabras finales